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Internal Reporting System Policy, Whistleblower Hotline

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Purpose

Saint Louis University in Spain, S.A. ("SLU-Madrid") promotes the consolidation of an adequate environment for the integral development of its members and is firmly committed to and fully respects the rules of ethical behavior and current legislation. LU-Madrid therefore rejects any irregular act that may occur within the institution, including any action or omission that is potentially unlawful, contrary to the legal system, or in violation of SLU-Madrid’s internal regulations.

On February 21, 2023, Law 2/2023 of February 20, regulating the protection of people who report regulatory violations and the fight against corruption ("Law 2/2023"), was published in the Official State Gazette. With the enactment of Law 2/2023, Directive (EU) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council of October 23, 2019, on the protection of persons who report breaches of Union law ("Directive 2019/1937") was transposed into Spanish law.

The purpose of Law 2/2023 is to protect individuals who detect and report certain regulatory breaches in a work or professional context through the internal reporting channels set up for this purpose. The law guarantees the confidentiality of the whistleblower’s identity and provides adequate protection against any type of retaliation.

In this context, and as part of SLU-Madrid’s deep commitment to compliance with current legislation, this Internal Reporting System Policy ("Policy") complies with the requirements of Law 2/2023 by (i) implementing the Internal Reporting System ("IRS"); (ii) establishing the IRS management procedure; and (iii) providing adequate protection to those who report actions or omissions that constitute infringements of EU law as provided for in the Directive of the European Parliament and of the Council of October 23, 2019, as well as serious and very serious criminal and administrative offenses under the Spanish legal system, guaranteeing the confidentiality of the identity of the whistleblower and preventing them from being subject to retaliation.

This policy forms part of the corporate governance and compliance policies of SLU-Madrid, which include the Criminal Compliance Policy, the Harassment Prevention Manual, and the Corruption Prevention Manual, among others, and those of its parent company, Saint Louis University, with which it is integrated.

Definitions

Report or Communication: any communication containing information about irregular conduct or potentially illegal acts that are contrary to SLU-Madrid’s internal regulations or the legal system, including any conduct that could constitute a violation of EU law, a crime under the Spanish Criminal Code or special criminal laws, or a serious or very serious administrative offense ("Report", "Communication", "Reports", or "Communications").

Whistleblower: any person falling within the scope of this Policy who brings to the attention of the IRS information about irregular conduct or potentially illegal acts that may constitute a breach of Union law, a criminal offense, or a serious or very serious administrative offense ("Whistleblower").

Related third parties: any person who assists the Whistleblower in the processing of the Report, as well as any natural or legal person related to the Whistleblower who may be subject to retaliation because of the Report ("Related third parties").

Affected person: natural or legal person referred to in the Report as the possible perpetrator or person responsible for the acts reported ("Affected person" or "Affected persons").

The Internal Reporting System Committee: collegiate body appointed by SLU-Madrid to manage the Internal Reporting System ("Committee").

Retaliation: any action or omission prohibited by law that directly or indirectly involves unfavorable treatment placing the person at a disadvantage as a result of having filed a Report or made a public disclosure.

The following are considered retaliation in all cases:

  1. Suspension of the employment contract, dismissal, or termination of the employment relationship, including non-renewal or early termination of a temporary employment contract after the probationary period has expired; early termination or cancellation of contracts for goods or services; the imposition of disciplinary measures, demotion, denial of promotion, or substantial changes in working conditions; the non-conversion of a temporary contract into a permanent one where legitimate expectations existed; and cancellation of enrollment or expulsion of a student from SLU-Madrid.
  2. Damages, including reputational harm or economic loss, as well as coercion, intimidation, harassment, or ostracism.
  3. Negative evaluations or references regarding work, professional, or academic performance.
  4. Inclusion on blacklists or dissemination of information within a sector that hinders or prevents access to employment or contracting.
  5. Denial or cancellation of permits or training.
  6. Discrimination or unfavorable or unfair treatment.

Purpose

The purpose of the Policy is to establish the general principles that inspire the functioning of the IRS as the preferred channel for reporting infringements of Union law provided for in Directive 2019/1937, as well as serious and very serious criminal and administrative infringements of our legal system, and the protection of the Whistleblower against possible reprisals.

Personal scope of application

This Policy is applicable and mandatory for any member of SLU-Madrid staff who has obtained information about infringements in a work or professional context, including in all cases:

  1. Members of governing bodies, senior management, executives, salaried employees, or temporary employees. The protection afforded by this Policy also extends to those who have already ended their professional relationship with SLU-Madrid, as well as volunteers, interns or trainees, and individuals participating in selection processes.
  2. SLU-Madrid students, both active and those who have already completed their studies at SLU-Madrid.
  3. Any third-party providing services to or having a relationship with SLU-Madrid, or with whom SLU-Madrid maintains or plans to establish some type of business relationship.

Material scope of application

Whistleblowers may submit Reports to the IRS regarding acts that fall into any of the following categories:

  1. Infringements of European Union law covered by the Annex to Directive 2019/1937 — infringements relating to financial services, products, and markets; prevention of money laundering and terrorist financing; Article 325 of the Treaty establishing the European Union on the fight against fraud; or affecting the internal market pursuant to Article 26 of the Treaty establishing the European Union.
  2. Serious or very serious criminal or administrative infringements.
  3. Infringements of SLU-Madrid’s internal regulations.

The internal reporting system

SLU-Madrid has an IRS that allows for the reporting of actions and omissions referred to in the material scope of this Policy and is authorized to receive Reports made by Whistleblowers and to process such Reports in accordance with the principles and management procedures established in the Policy.

The IRS covers both the reporting channel—understood as a mailbox or mechanism for receiving information—and the role of the IRS Committee and the procedure for managing Reports. The IRS is the preferred channel, as SLU-Madrid is in the best position to investigate and address the impact and harmful consequences of the events under investigation.

The IRS is complemented by an external channel managed by a public authority called the Independent Whistleblower Protection Authority ("WPA"). The Committee will inform all Whistleblowers in a clear and accessible manner about the external channels for reporting information to competent authorities and EU institutions and bodies, where appropriate.

The SLU-Madrid IRS is based on the following principles:

  1. Principle of Zero Tolerance: the IRS is a manifestation of SLU-Madrid’s absolute rejection of any irregular action or violation of current legislation or internal rules.
  2. Principle of Independence, Objectivity, and Impartiality: the Committee must perform its duties independently and autonomously from other organizational bodies, may not receive instructions of any kind, and must have all necessary resources. In a conflict of interest between the Whistleblower and the Affected Person, mechanisms are in place to prevent the Affected Person from participating in the management or processing of the Report.
  3. Principle of diligence and legality: the Committee will process Communications in full compliance with this Policy and applicable legislation, exercising the utmost diligence.
  4. Principle of confidentiality: the IRS guarantees the confidentiality of the identity of the Whistleblower—including anonymity—and of Affected Persons and Related Third Parties. All actions taken during processing will be confidential, with access restricted to authorized individuals.
  5. Principle of prohibition of retaliation: direct or indirect retaliation against Whistleblowers or Related Third Parties is expressly prohibited. This includes threats and attempts at retaliation as defined under Law 2/2023.

The appointment, dismissal, or termination of the Committee is the responsibility of the Board of Directors of SLU-Madrid, according to Article 8 of Law 2/2023.

At SLU-Madrid, the IRS Committee is a collegiate body composed of Ms. Jessica Evenson, Vice President of Ethics and Compliance at Saint Louis University; Ms. Victoria Villarreal, Vice Rector and Chief Financial Officer of SLU-Madrid; and Ms. María del Carmen Maldonado, Human Resources Manager at SLU-Madrid. In accordance with Article 8.2 of Law 2/2023, Ms. Villarreal, who holds executive status, is delegated the powers of IRS management and investigation file processing.

Both the appointment and dismissal of the designated natural person and the members of the collegiate body must be notified to the WPA within ten working days, specifying in the case of dismissal the reasons on which it is based.

The Committee is responsible for managing the IRS in accordance with this Policy and Law 2/2023. Its functions include: (i) guaranteeing the widest possible access to the reporting channel; (ii) receiving Reports and ensuring registration, admission, and investigation; (iii) formalizing conclusions in a final report; (iv) taking measures to prevent damage from infringements or referring matters to the relevant authority; and (v) informing the Board of Directors of SLU-Madrid about reporting activity and incidents.

If the Affected Person is a senior manager or a member of the Board of Directors, the Committee must inform Mr. William Johnson, Rector of SLU-Madrid, of the filing of the Report—unless he is the Affected Person, in which case processing is delegated to Ms. Jessica Evenson. Ms. Evenson will outsource the processing of the Report to an external party to guarantee independence and impartiality.

The Committee performs its duties independently and autonomously and does not receive instructions. It has all personal and material resources needed to perform its duties.

When appropriate, the Committee may rely on external collaborators in processing Reports, depending on the facts and the position of the Affected Person.

The management procedure

The IRS will have an internal information channel or reporting channel that will allow Whistleblowers to submit Communications in relation to the infringements referred to in the material scope of this Policy.

Any person subject to the guidelines of this Policy may report the commission of the violations referred to in this Policy through the following means:

  1. SLU Integrity Hotline IT platform ("Hotline"), operated by Syntrio, accessible via https://sites.google.com/slu.edu/whistleblowerhotline/home, available on the SLU-Madrid website.
  2. By telephone, through the Hotline. It is available 24 hours a day, seven days a week, reachable by calling 900-99-0011 and dialing 877-525-5669 when prompted. Operators speak Spanish; if unavailable, Language Line Services (200+ languages) will be used, typically connecting in 43 seconds via three-way call.
  3. Email addressed to hotline-madrid@slu.edu.
  4. Postal letter to Saint Louis University, Avda. del Valle 34, 28003 Madrid, addressed to Ms. Victoria Villarreal.
  5. A face-to-face meeting upon Whistleblower request, held within seven days of the request.

If the Communication is verbal (via face-to-face meeting or telephone call), it must be documented with Whistleblower consent through:

  1. A secure, durable, and accessible recording of the entire conversation; or
  2. A complete and accurate transcript of the conversation.

Whistleblowers must be informed of personal data processing in accordance with Regulation (EU) 2016/679 and Law 3/2018, and allowed to review, correct, and approve transcripts.

The IRS allows anonymous communications. The Whistleblower’s identity may only be disclosed to the Public Prosecutor’s Office or a competent administrative authority within criminal, disciplinary, or sanctioning investigations.

Whistleblowers may provide a physical address, email, or secure location for receiving communications, or they may opt out of receiving communications entirely.

The Reports Management Procedure consists of three phases:

1. Admission phase

The Committee will acknowledge receipt within seven calendar days unless this compromises confidentiality.

If a Communication is received outside the official channels, the recipient must immediately forward it to the Committee while maintaining confidentiality.

The Committee will conduct a preliminary review and decide to:

  1. Reject the Report — allowed only when:
    1. The reported facts lack credibility.
    2. The facts fall outside the scope of this Policy.
    3. The Communication is manifestly unfounded or appears to involve a crime in its creation.
    4. The Communication contains no new, significant information compared to previously processed Communications.

    2. The rejection will be communicated within five business days unless the Communication was anonymous or the Whistleblower waived communication.

  2. Admit the Report for processing — notification will be sent within five business days unless anonymous or communications were waived.

2. Investigative phase

The investigation includes all actions necessary to verify the facts.

The Committee will notify the Affected Person of the filing, providing a summary of facts and evidence. The Affected Person is informed of their right to submit written allegations and data protection rights.

The identity of the Whistleblower must never be disclosed to the Affected Person.

The investigation may include an interview with the Affected Person, who may present their account and evidence. The Affected Person’s presumption of innocence and right of defense are fully preserved. Access to the file is permitted as long as the Whistleblower’s identity remains protected. The Affected Person may be assisted by legal counsel.

3. Finalization phase

After completing the investigation, the Committee will decide to:

  1. Close the Communication with no further action.
  2. Initiate disciplinary proceedings if an irregularity is proven. The case will be referred to the relevant area, HR, or Student Life for appropriate measures.
  3. Refer the Report to the Public Prosecutor’s Office if the facts may constitute a crime.

The Committee will notify the Whistleblower (unless anonymous or communication opted out) and the Affected Person. The Whistleblower retains protection unless the investigation determines the Report should have been dismissed.

Upon decision, the Committee may prepare a final report containing:

  1. Date of submission and summary of facts.
  2. Actions taken to verify the facts.
  3. Conclusions and final decision.

All documents produced during processing will be attached.

Reports must be processed within three months, extendable by an additional three months in particularly complex cases.

Recording of information

SLU-Madrid maintains a register of Communications, investigations, resolutions, and required additional information.

The register is confidential and accessible only under judicial request and supervision.

Personal data protection

The IRS complies with Regulation (EU) 2016/679 and Law 3/2018 on Data Protection and Digital Rights.

Protection measures

Any Whistleblower using internal channels receives the protections established in this Policy. SLU-Madrid will support and protect Whistleblowers from retaliation.

Protections extend to:

  1. Employee legal representatives advising the Whistleblower.
  2. Individuals assisting the Whistleblower during or after the Report.
  3. Individuals related to the Whistleblower who may suffer reprisals (e.g., coworkers, family).
  4. Legal entities employing or connected to the Whistleblower.

Protection does not apply to:

  1. Communications previously rejected by the IRS or WPA when:
    1. The facts lack credibility.
    2. The facts do not constitute violations under this Policy.
    3. The Communication is manifestly unfounded or appears criminally obtained.
    4. No new information exists compared to a previously completed procedure.
  2. Communications related to interpersonal conflicts affecting only involved persons.
  3. Communications consisting of public information or rumors.
  4. Communications outside the material scope of the Policy.

If a Whistleblower makes a public disclosure, they receive the legal protections established by law.

Affected Persons maintain the rights to honor, presumption of innocence, defense, and file access, with confidentiality guaranteed.

Non-compliance

All persons subject to this Policy must comply with it. Serious breaches will be reported to Mr. William Johnson for disciplinary action.

Any attempt to prevent an employee or student from reporting through the IRS will be sanctioned under applicable regulations.

Approval and entry into force

This Policy was approved by the Board of Directors of SLU-Madrid on 5 February 2026 and entered into force immediately. It repeals and replaces Annex V – Internal Reports Manual.

Español

Finalidad

Saint Louis University in Spain, S.A. ("SLU-Madrid") promueve la consolidación de un entorno adecuado para el desarrollo integral de sus miembros y tiene un compromiso firme y de absoluto respeto a las reglas de comportamiento ético y a la legalidad vigente. Así, SLU-Madrid rechaza cualquier acto irregular que pueda producirse en su seno, incluyendo cualquier acción u omisión potencialmente ilícita, bien contraria al ordenamiento jurídico, bien que transgreda la normativa interna de SLU-Madrid.

En fecha de 21 de febrero de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción ("Ley 2/2023"). Con la promulgación de la Ley 2/2023 se traspuso al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión ("Directiva 2019/1937").

La Ley 2/2023 tiene como finalidad la protección de las personas que en un contexto laboral o profesional detecten determinadas infracciones normativas y lo comuniquen a través de los canales internos de información que deberán habilitarse al efecto, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y otorgando una protección adecuada frente a cualquier tipo de represalias.

En este contexto, y como parte de la profunda vocación de cumplimiento de SLU-Madrid con la legalidad vigente, esta Política del Sistema Interno de Información ("Política"), da cumplimiento a las exigencias de la Ley 2/2023 (i) implantando el Sistema Interno de Información ("SII"); (ii) estableciendo el procedimiento de gestión del SII; y (iii) otorgando una adecuada protección a aquellas personas que informen sobre la comisión de acciones u omisiones que supongan infracciones del Derecho de la Unión previstas en la Directiva del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, así como infracciones penales y administrativas graves y muy graves de nuestro ordenamiento jurídico, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y evitando que puedan ser objeto de represalias.

Esta política forma parte de las políticas de buen gobierno corporativo y de cumplimiento de SLU-Madrid, entre las que se encuentran la Política de Compliance Penal, el Manual de Prevención del Acoso, o el Manual de Prevención de la Corrupción, entre otros; y de su matriz, Saint Louis University, con las que se integra.

Definiciones

Denuncia o Comunicación: cualquier comunicación que contenga información sobre conductas irregulares o actos potencialmente ilícitos o contrarios a la normativa interna de SLU-Madrid o al ordenamiento jurídico, incluyendo cualquier conducta que pudiera ser constitutiva de infracción del Derecho de la Unión, de delito conforme al Código penal español y a las leyes penales especiales, o de infracción administrativa grave o muy grave ("Denuncia", "Comunicación", "Denuncias" o "Comunicaciones").

Informante: cualquier persona que, estando incluida en el ámbito de aplicación de esta Política, ponga en conocimiento del SII información sobre conductas irregulares o actos potencialmente ilícitos que puedan ser constitutivos de infracción del Derecho de la Unión, de delito, o de infracción administrativa grave o muy grave ("Informante").

Terceros relacionados: cualquier persona que preste asistencia al Informante en la tramitación de la Comunicación, así como cualquier persona física o jurídica relacionada con el Informante que pueda ser objeto de represalias como consecuencia de la Comunicación ("Terceros Relacionados").

Persona afectada: persona física o jurídica a la que haga referencia la denuncia como posible autor o responsable de los hechos comunicados ("Persona Afectada" o "Personas Afectadas").

Responsable del Sistema Interno de Información: órgano colegiado designado por SLU-Madrid para la gestión del Sistema Interno de Información ("Responsable").

Represalia: toda acción u omisión prohibida por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otras en el contexto laboral o profesional, a consecuencia de haber presentado una Denuncia o haber realizado una revelación pública.

Se consideran en todo caso represalias:

  1. La suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o terminación anticipada de un contrato temporal una vez superado el periodo de prueba; terminación anticipada o anulación de contratos de servicios; imposición de medidas disciplinarias, degradación o denegación de ascensos; modificaciones sustanciales de condiciones laborales; la no conversión de un contrato temporal en indefinido cuando existan expectativas legítimas; y la anulación de matrícula o expulsión del alumno de SLU-Madrid.
  2. Daños, incluidos los reputacionales, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
  3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral, profesional o académico.
  4. Inclusión en listas negras o difusión de información sectorial que dificulte o impida el acceso al empleo o a la contratación de servicios.
  5. Denegación o anulación de permisos o formaciones.
  6. Discriminación o trato desfavorable o injusto.

Objeto

La Política tiene por objeto desarrollar los principios generales que inspiran el funcionamiento del SII como cauce preferente para informar sobre las infracciones del Derecho de la Unión previstas en la Directiva 2019/1937, así como infracciones penales y administrativas graves y muy graves de nuestro ordenamiento jurídico, así como la protección del Informante frente a posibles represalias.

Ámbito subjetivo de aplicación

Esta Política es de aplicación y obligado cumplimiento para cualquier miembro del personal de SLU-Madrid que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso a:

  1. Personas integrantes de los órganos de gobierno, la alta dirección, directivos, trabajadores por cuenta ajena o empleados temporales. La protección otorgada por esta Política se extiende también a aquellas personas que ya hayan finalizado su relación profesional con SLU-Madrid, voluntarios, trabajadores en prácticas o en período de formación y personas que participen en procesos de selección.
  2. Estudiantes de SLU-Madrid, tanto en activo como que hayan finalizado ya sus estudios en SLU-Madrid.
  3. Cualquier tercero que preste sus servicios o tenga relación con SLU-Madrid, o con quien SLU-Madrid mantenga o prevea establecer algún tipo de relación de negocios.

Ámbito de aplicación material

Los Informantes podrán presentar Comunicaciones al SII respecto de la comisión de hechos que tengan inclusión en alguna de las siguientes categorías:

  1. Infracciones del Derecho de la Unión Europea contempladas en el Anexo de la Directiva 2019/1937 — infracciones relativas a servicios, productos y mercados financieros; prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo; artículo 325 del Tratado Fundacional de la Unión Europea relativo a la lucha contra el fraude; o aquellas que afecten al mercado interior conforme a lo dispuesto en el artículo 26 del Tratado Fundacional de la Unión Europea.
  2. Infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
  3. Infracciones de la normativa interna de SLU-Madrid.

El sistema interno de información

SLU-Madrid cuenta con un SII que permite la comunicación de las acciones y omisiones a que se refiere el ámbito de aplicación material de esta Política, y está habilitado para recibir las Denuncias que realicen los Informantes y para la tramitación de dichas Comunicaciones de conformidad con los principios y el procedimiento de gestión establecidos en la Política.

El SII abarca tanto el canal de denuncias —entendido como buzón o cauce de recepción de la información— como la figura del Responsable del SII y el procedimiento de gestión de las Denuncias. El SII es el cauce preferente para canalizar la información, pues SLU-Madrid es quien está en mejor posición para investigar y atajar el impacto y las consecuencias perjudiciales de los hechos investigados.

El SII se complementa con un canal externo, gestionado por una autoridad pública denominada Autoridad Independiente de Protección del Informante ("AII"). El Responsable informará de forma clara y accesible a todo Informante sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones y organismos de la UE.

El SII de SLU-Madrid se articula en torno a los siguientes principios:

  1. Principio de Tolerancia Cero: el SII se configura como una manifestación de firmeza y absoluto rechazo por parte de SLU-Madrid frente a cualquier actuación irregular o vulneración de la legalidad vigente y de las normas internas de SLU-Madrid.
  2. Principio de independencia, objetividad e imparcialidad: El Responsable del Sistema deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. En caso de conflicto de interés entre el Informante y la Persona Afectada, el SII dispone de los mecanismos necesarios para evitar que la Persona Afectada intervenga en la gestión o tramitación de la Denuncia.
  3. Principio de diligencia y legalidad: el Responsable tramitará las Comunicaciones con pleno respeto a esta Política y a la legislación aplicable, aplicando siempre la máxima diligencia.
  4. Principio de confidencialidad: el SII garantiza la confidencialidad de la identidad del Informante —incluyendo su anonimato—, de las Personas Afectadas, y de los Terceros Relacionados. Las actuaciones realizadas durante la tramitación de la Comunicación serán confidenciales. El acceso a la información relativa a la Denuncia o a su tramitación está restringido a las personas encargadas.
  5. Principio de prohibición de represalias: queda prohibida la adopción directa o indirecta de represalias contra Informantes o Terceros Relacionados. Esto incluye amenazas y tentativas de represalia conforme a la Ley 2/2023.

La designación, destitución o cese del Responsable corresponde al Consejo de Administración de SLU-Madrid, según el artículo 8 de la Ley 2/2023.

En SLU-Madrid, el Responsable del SII es un órgano colegiado formado por: Dña. Jessica Evenson, vicepresidenta de ética y compliance de Saint Louis University; Dña. Victoria Villarreal, vicerrectora y directora financiera de SLU-Madrid; Dña. María del Carmen Maldonado, directora de recursos humanos de SLU-Madrid.

De conformidad con el artículo 8.2 de la Ley 2/2023, las facultades de gestión del SII y de tramitación de expedientes se delegarán en Dña. Victoria Villarreal, quien ostenta cargo directivo.

Tanto el nombramiento como el cese de la persona designada individualmente, así como de los miembros del órgano colegiado, deberán notificarse a la AII en el plazo de diez días hábiles, indicando en caso de cese los motivos correspondientes.

Corresponde al Responsable la gestión del SII, con funciones que incluyen: (i) garantizar el acceso más amplio al canal de denuncias; (ii) recibir las Denuncias y encargarse de su registro, admisión e instrucción; (iii) formalizar conclusiones en un informe final; (iv) adoptar medidas para evitar daños derivados de infracciones o remitir el asunto a la autoridad competente; y (v) informar periódicamente al Consejo de Administración sobre la actividad del canal y cualquier incidencia.

Si la Persona Afectada es un alto directivo o miembro del Consejo de Administración, el Responsable deberá informar a D. William Johnson, rector de SLU-Madrid, salvo que él sea la Persona Afectada. En este último caso, la instrucción se delegará a Dña. Jessica Evenson, quien externalizará la tramitación a un tercero independiente para garantizar imparcialidad.

El Responsable actuará de manera independiente y autónoma, sin recibir instrucciones, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios.

En cualquier caso, el Responsable podrá contar con colaboradores externos según los hechos denunciados y el cargo de la Persona Afectada dentro de la organización.

El procedimiento de gestión

El SII contará con un canal interno de información o canal de denuncias que permitirá a los Informantes la presentación de Comunicaciones en relación con las infracciones a que se refiere el ámbito de aplicación material de esta Política.

Cualquier persona sometida a las directrices de esta Política podrá informar sobre la comisión de las infracciones a que se refiere esta Política a través de los siguientes medios:

  1. Plataforma informática SLU Integrity Hotline ("Hotline"), operado por Syntrio, accesible en https://sites.google.com/slu.edu/whistleblowerhotline/home, disponible en la web de SLU-Madrid.
  2. Vía telefónica, a través del Hotline. Disponible 24/7 en 900-99-0011, marcando 877-525-5669 cuando lo solicite el sistema. Operadores en español; si no, se usa Language Line Services (200+ idiomas). Tiempo aproximado de conexión: 43 segundos (llamada a tres bandas).
  3. Email dirigido a hotline-madrid@slu.edu.
  4. Comunicación postal dirigida a Saint Louis University, Avda. del Valle 34, 28003 Madrid, a la atención de Dña. Victoria Villarreal.
  5. A solicitud del Informante, reunión presencial dentro de los siete días siguientes a la solicitud.

Si la Comunicación es verbal (reunión o llamada telefónica), deberá documentarse con consentimiento del Informante mediante:

  1. Grabación completa de la conversación en formato seguro, duradero y accesible; o
  2. Transcripción completa y exacta de la conversación.

En tales casos se informará al Informante del tratamiento de sus datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 y a la Ley Orgánica 3/2018, concediéndole la posibilidad de revisar, corregir y firmar la transcripción.

El SII permite comunicaciones anónimas. La identidad del Informante solo podrá ser comunicada al Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente en investigaciones penales, sancionadoras o disciplinarias.

El Informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro para recibir comunicaciones, o solicitar no recibir información alguna en relación con la Denuncia.

El Procedimiento de Gestión de las Comunicaciones consta de las siguientes fases:

1. Fase de admisión

Recibida la Comunicación por cualquiera de los canales internos, el Responsable enviará acuse de recibo en los siete días naturales siguientes, salvo riesgo para la confidencialidad.

Si la Comunicación se envía por canales no oficiales, deberá reenviarse de inmediato al Responsable, garantizando confidencialidad.

El Responsable realizará un examen preliminar y adoptará una de estas decisiones:

  1. Inadmitir la Denuncia, solo cuando:
    1. Los hechos carezcan de verosimilitud.
    2. Los hechos no entren en el ámbito de la Política.
    3. La Comunicación sea manifiestamente infundada o haya indicios de delito en su realización.
    4. No contenga información nueva y significativa respecto a comunicaciones anteriores ya tramitadas.

La inadmisión se comunicará al Informante dentro de cinco días hábiles, salvo comunicaciones anónimas o renuncia expresa.

  1. Admitir la Denuncia a trámite. Será comunicada al Informante dentro de cinco días hábiles, salvo anonimato o renuncia.

2. Fase de instrucción

Comprende todas las actuaciones destinadas a verificar la veracidad de los hechos.

El Responsable comunicará a la Persona Afectada la interposición de la Denuncia y un resumen de hechos. Esta información podrá darse en el trámite de audiencia si comunicarla antes supone un riesgo de ocultación o destrucción de pruebas.

El Responsable nunca comunicará la identidad del Informante ni dará acceso a la Comunicación.

La instrucción incluirá, siempre que sea posible, una entrevista con la Persona Afectada para exponer su versión y aportar pruebas. Se respetará la presunción de inocencia y el derecho de defensa. La Persona Afectada tendrá derecho a acceso al expediente sin comprometer la confidencialidad del Informante y podrá comparecer asistida por abogado.

3. Fase de finalización

Concluida la investigación, el Responsable podrá decidir:

  1. Archivo de la Comunicación, sin adoptar más medidas.
  2. Inicio de procedimiento sancionador cuando la irregularidad esté acreditada, trasladándolo al área afectada, RRHH o Student Life para medidas disciplinarias pertinentes.
  3. Remisión al Ministerio Fiscal si los hechos pudieran ser constitutivos de delito.

El Responsable notificará su decisión al Informante (salvo anonimato o renuncia) y a la Persona Afectada. El Informante mantendrá la protección de esta Política, salvo que tras la instrucción se concluya que la Comunicación debió inadmitirse.

El Responsable podrá elaborar un informe con:

  1. Fecha de la Denuncia y exposición sucinta de los hechos.
  2. Actuaciones realizadas para comprobar los hechos.
  3. Conclusiones alcanzadas y decisión adoptada.

Se anexarán todos los documentos generados durante la tramitación.

La tramitación deberá finalizar en un máximo de tres meses desde la recepción. En casos complejos, podrá ampliarse tres meses adicionales.

Registro de informaciones

SLU-Madrid cuenta con un libro‑registro de Comunicaciones, investigaciones, resoluciones y demás información necesaria o exigida por la normativa.

El registro es confidencial y solo accesible en procedimientos judiciales previa petición motivada de la autoridad judicial.

Protección de datos personales

El SII cumple con el Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley Orgánica 3/2018 sobre protección de datos.

Medidas de protección

Todo Informante que presente una Comunicación mediante los canales internos tiene derecho a las medidas de protección de esta Política.

SLU-Madrid tomará medidas necesarias contra represalias y tentativas de represalia.

Las medidas se aplican también a:

  1. Representantes legales de trabajadores que apoyen al Informante.
  2. Personas físicas que asistan al Informante durante o después de la Denuncia.
  3. Personas relacionadas con el Informante susceptibles de sufrir represalias.
  4. Personas jurídicas vinculadas al Informante o en las que tenga participación significativa.

No se aplicará la protección a:

  1. Comunicaciones inadmitidas previamente por el SII o la AII cuando:
    1. Los hechos no sean verosímiles.
    2. Los hechos no constituyan infracción conforme la Política.
    3. La Comunicación sea infundada o existan indicios de delito en su obtención.
    4. No haya información nueva respecto a comunicaciones anteriores, salvo circunstancias nuevas.
  2. Comunicaciones sobre conflictos interpersonales que afecten solo a los implicados.
  3. Comunicaciones basadas en información pública o rumores.
  4. Comunicaciones sobre hechos fuera del ámbito material de la Política.

Si el Informante realiza una revelación pública, se garantizan las protecciones legales adicionales.

Las Personas Afectadas tienen derecho al honor, presunción de inocencia, defensa, acceso al expediente y confidencialidad.

Incumplimiento

Todos deben cumplir esta Política. En caso de incumplimiento grave, el Responsable lo comunicará a D. William Johnson para medidas disciplinarias y sancionadoras correspondientes.

Cualquier acción destinada a impedir que un empleado o estudiante utilice el SII será sancionada conforme al régimen laboral y disciplinario.

Aprobación y entrada en vigor

Esta Política fue aprobada por el Consejo de Administración de SLU-Madrid el 5 de febrero de 2026 y entra en vigor en esa fecha. Con su aprobación, queda derogado el Anexo V – Manual de Denuncias Internas.